«IT BLOG - nenad badovinac»
Obaveza izdavanja elektronskih faktura u Srbiji
Saveti za izbor softverskog rešenja, u skladu s potrebama kompanije upotreba softvera za upravljanje poslovanjem preporučuje se i manjim preduzecima u cilju očuvanja konkurentnosti. Predstavljam vam neke od najvažnijih tipova softvera za mala preduzeća.
Avgust, 2022.
Sadržaj
Često se tek nakon otvaranja kompanije ispostavi da se tokom svakodnevnog poslovanja generiše mnogo podataka, a ranije nismo ni razmišljali o tome. Zbog toga preduzetnici shvataju da je softver neminovan kada govorimo o upravljanju podacima, pa čak i da je ključna komponenta uspeha. Pravo rešenje će vašem timu uštedeti mnogo vremena, pojednostaviti poslovanje i pomoći kompaniji da raste. Međutim, nije lako stalno pratiti tržište i unapred znati kakav je softver kompaniji potreban, u koja rešenja vredi investirati i kakvo rešenje je najbolje.
Postoje tri osnovna tipa softvera:
• knjigovodstveni softver,
• softver za upravljanje dokumentima i
• softver za vođenje kadrovske evidencije.
Skoro sva mala preduzeća koriste ova rešenja za upravljanje svakodnevnim operacijama. Pored ovih osnovnih softverskih alata, mala preduzeća često koriste i sledeće tipove softvera:
• softver za komunikaciju i saradnju između zaposlenih,
• rešenje za elektronsko potpisivanje dokumenata,
• različita rešenja za marketing i uređivanje web stranica,
• softver za upravljanje projektima.
U nastavku vam predstavljam detalje o ovim tipovima softvera:
- Računovodstveni softver
- Softver za upravljanje dokumentacijom (DMS)
- Softver za vođenje kadrovske evidencije
- Dodatni programi za mala i srednja preduzeća
- Kakav poslovni program je potreban za moje preduzeće?
- Poslovni program koji podržava rast preduzeća
- Kupovina softvera ili iznajmljivanje u oblaku?
- Kolika je cena poslovnog programa?
- Korisnička podrška
- Šta se dešava sa podacima pri promeni programa?
- Izveštaji i analitika
- Izaberite softver mudro
Često se tek nakon otvaranja kompanije ispostavi da se tokom svakodnevnog poslovanja generiše mnogo podataka, a ranije nismo ni razmišljali o tome. Zbog toga preduzetnici shvataju da je softver neminovan kada govorimo o upravljanju podacima, pa čak i da je ključna komponenta uspeha. Pravo rešenje će vašem timu uštedeti mnogo vremena, pojednostaviti poslovanje i pomoći kompaniji da raste. Međutim, nije lako stalno pratiti tržište i unapred znati kakav je softver kompaniji potreban, u koja rešenja vredi investirati i kakvo rešenje je najbolje.
Postoje tri osnovna tipa softvera:
• knjigovodstveni softver,
• softver za upravljanje dokumentima i
• softver za vođenje kadrovske evidencije.
Skoro sva mala preduzeća koriste ova rešenja za upravljanje svakodnevnim operacijama. Pored ovih osnovnih softverskih alata, mala preduzeća često koriste i sledeće tipove softvera:
• softver za komunikaciju i saradnju između zaposlenih,
• rešenje za elektronsko potpisivanje dokumenata,
• različita rešenja za marketing i uređivanje web stranica,
• softver za upravljanje projektima.
U nastavku vam predstavljam detalje o ovim tipovima softvera:
1. RAČUNOVODSTVENI SOFTVER
Računovodstveni softver je jedno od rešenja koje je neophodno svima, pa i malim preduzećima. Za nisku mesečnu investiciju možete dobiti sistem koji automatizuje prikupljanje i upravljanje finansijskim podacima. . Uz njega ćete lako izdavati račune, pregledati izveštaje i pokazatelje poslovanja i povezati se s knjigovođom, ali i olakšati pripremu poreske prijave. Rračunovodstveni softver obično dolazi sa sledećim funkcijama:
• Računovodstveni izveštaji
• Izdavanje i slanje računa
• Praćenje troškova
• Upravljanje zalihama
• Pregled plačanja
• Evidencija radnog vremena
• Uvoz naloga (OCR) itd.
2. SOFTVER ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM (DMS)
Rešenje za upravljanje dokumentima ili e-dokumenti su još jedan važan segment poslovanja. Zapravo njima pripadaju i sva rešenja za deljenje eDokumenata (npr. WeTransfer) i za slanje e-pošte, tj. Google Workspace ili Microsoft office 365 - Ms Outlook. Ovi sistemi imaju mnoge funkcionalnosti uključujući kreiranje i čuvanje dokumenata, njihovo deljenje i mogućnosti kolaboracije između zaposlenih.
3. SOFTVER ZA VOĐENJE KADROVSKE EVIDENCIJE
Na početku poslovnog puta, u mikro i malim preduzećima, osnivač i vlasnik često su istovremeno i jedini zaposleni, a kako rastu, počinju da zapošljavaju dodatne kadrove. Kod većeg broja zaposlenih javlja se potreba za softverom za upravljanje kadrovskom evidencijom, jer omogućava efikasnije upravljanje preduzećem. Ova investicija je zaista potrebna, jer iako se platni spisak i obračun zarada mogu prepustiti knjigovođama, postoje i druge zakonske obaveze, kao što je npr. evidencija radnog vremena koje se mogu efikasno obaviti preko softvera.
4. DODATNI PROGRAMI ZA SREDNJA I MALA PREDUZEĆA - Za komunikaciju sa zaposlenima, elektronsko potpisivanje dokumenata, marketing i uređivanje sajtova, upravljanje projektima, upravljanje kalendarom i zakazivanje termina
Mala preduzeća koriste nekoliko vrsta softvera i evo nekih alata koji pre ili kasnije završe na listi veoma korisnih aplikacija. softver za kolaboraciju, na primer, služi da se olakša komunikacija između zaposlenih, posebno kada rade od kuce. Postoje različite vrste takvog softvera koje uključuju opcije za časkanje, video konferencije i email klijente. Neki od najpopularnijih programa za kolaboraciju su Google Workspace, Google meet i Microsoft office 365 sa aplikacijom MS Teams.
Računovodstveni softver je jedno od rešenja koje je neophodno svima, pa i malim preduzećima. Za nisku mesečnu investiciju možete dobiti sistem koji automatizuje prikupljanje i upravljanje finansijskim podacima. . Uz njega ćete lako izdavati račune, pregledati izveštaje i pokazatelje poslovanja i povezati se s knjigovođom, ali i olakšati pripremu poreske prijave. Rračunovodstveni softver obično dolazi sa sledećim funkcijama:
• Računovodstveni izveštaji
• Izdavanje i slanje računa
• Praćenje troškova
• Upravljanje zalihama
• Pregled plačanja
• Evidencija radnog vremena
• Uvoz naloga (OCR) itd.
2. SOFTVER ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM (DMS)
Rešenje za upravljanje dokumentima ili e-dokumenti su još jedan važan segment poslovanja. Zapravo njima pripadaju i sva rešenja za deljenje eDokumenata (npr. WeTransfer) i za slanje e-pošte, tj. Google Workspace ili Microsoft office 365 - Ms Outlook. Ovi sistemi imaju mnoge funkcionalnosti uključujući kreiranje i čuvanje dokumenata, njihovo deljenje i mogućnosti kolaboracije između zaposlenih.
3. SOFTVER ZA VOĐENJE KADROVSKE EVIDENCIJE
Na početku poslovnog puta, u mikro i malim preduzećima, osnivač i vlasnik često su istovremeno i jedini zaposleni, a kako rastu, počinju da zapošljavaju dodatne kadrove. Kod većeg broja zaposlenih javlja se potreba za softverom za upravljanje kadrovskom evidencijom, jer omogućava efikasnije upravljanje preduzećem. Ova investicija je zaista potrebna, jer iako se platni spisak i obračun zarada mogu prepustiti knjigovođama, postoje i druge zakonske obaveze, kao što je npr. evidencija radnog vremena koje se mogu efikasno obaviti preko softvera.
4. DODATNI PROGRAMI ZA SREDNJA I MALA PREDUZEĆA - Za komunikaciju sa zaposlenima, elektronsko potpisivanje dokumenata, marketing i uređivanje sajtova, upravljanje projektima, upravljanje kalendarom i zakazivanje termina
Mala preduzeća koriste nekoliko vrsta softvera i evo nekih alata koji pre ili kasnije završe na listi veoma korisnih aplikacija. softver za kolaboraciju, na primer, služi da se olakša komunikacija između zaposlenih, posebno kada rade od kuce. Postoje različite vrste takvog softvera koje uključuju opcije za časkanje, video konferencije i email klijente. Neki od najpopularnijih programa za kolaboraciju su Google Workspace, Google meet i Microsoft office 365 sa aplikacijom MS Teams.
5. KAKAV POSLOVNI PROGRAM JE POTREBAN MOM PREDUZEĆU
U moru provajdera različitog softvera teško je izabrati pravog. U večini slučajeva je uključeno mnogo dostupnih opcija, naravno u zavisnosti od funkcionalnosti, koje su potrebne kompaniji. Pri izboru potencijalnih rešenja važno je razumeti razlike između njih. Bitna informacija prilikom izbora pravog softvera je veličina kompanije. Moramo voditi računa o tome u svakoj analizi, a pri pregledu opcija ćemo razmatrati i naše potrebe i zahteve i tek onda konačno odlučiti koje je rešenje najadekvatnije našim potrebama.
6. POSLOVNI PROGRAM KOJI PODRŽAVA RAST PREDUZEĆA
Mnoga mala preduzeća prave grešku birajući softver na osnovu svojih trenutnih potreba, ne vodeći računa o budućnosti koja će nastati sa rastom preduzeća. Ovo se kasnije može pokazati kao problem, pogotovo prenos podataka iz jednog sistema u drugi. Naravno, sve to se može izbeći uz predviđanje koje to funkcionalnosti mogu biti korisne kako se posao razvija i raste. Na primer, ako trenutno vodimo kompaniju na jednoj lokaciji, ali u budućnosti želimo da je proširimo na nekoliko lokacija ili čak tržišta, ima smisla razmišljati o softveru koji omogućava povezivanje više lokacija sinhronizacijom podataka na jednoj bazi podataka. U poplavi rešenja na tržištu, brzo shvatamo da ipostoji mnogo generičkih rešenja i mogu se koristiti u nekoliko industrija. Za početak to može da bude dobar izbor, pošto takvi programi pokrivaju sve osnovne funkcionalnosti. ali kako kompanija raste, rastu i njene specifičnosti. mudro odabran poslovni softver omogučiće brzu adaptaciju za svaku industriju i svaku specifičnu potrebu. Zato vredi da razmislite o ulaganju u softver koji poseduje funkcionalnosti koje su vam potrebne bez da plaćate za nepotrebne. Izborom softvera, specijalizovanog za svoju industriju, biće vam lakše da pronađete rešenje, koje će biti prilagođeno baš vašim potrebama.
7. KUPOVINA SOFTVERA ILI IZNAJMLJIVANJE U OBLAKU
Softver u oblaku ima mnogo prednosti. Hosting u oblaku štedi rad na upravljanju sopstvenim serverima i smanjuje teret skladišćenja i pravljenja rezervnih kopija podataka - sve to već možete pokriti kroz mesečni najam programa. Pored toga, softver u oblaku nudi veliku fleksibilnost, jer omogućava pristup bilo gde i bilo kada samo uz internet vezu. Placanje je mesečno po principu pretplate, što smanjuje početnu investiciju i troškove licenciranja softvera čak do 85%.
8. KOLIKA JE CENA POSLOVNOG SOFTVERA
Mnogi prodavci softvera naplaćuju osnovnu cenu programa i osnovnu naknadu za podešavanje, a dodatni moduli/sposobnosti mogu biti naplaćeni pored navedene cene. Stoga je važno razumeti kolika će biti konačna ukupna cena uzimajući u obzir sve dodatne module i funkcionalnosti koje ćemo zapravo koristiti. Takođe želimo da
budemo sigurni da ne plaćamo module ili funkcije koje ne nameravamo da koristimo. Nema potrebe da plaćate
više nego što je potrebno, čak i ako je softver značajna investicija koja će posredno doneti veći profit kompaniji.
9. KORISNIČKA PODRŠKA
Bilo da je u pitanju pomoć korisniku preko telefona, dostupnost pismenih uputstava ili obuke, dobra podrška prati korisnika na svakom koraku. Centar za podršku od samog početka do složenih izazova osigurava da možemo da nastavimo sa radom što je pre moguće. Pri odabiru softvera uvek moramo da pitamo kakvu vrstu podrške provajder pruža korisnicima.
U moru provajdera različitog softvera teško je izabrati pravog. U večini slučajeva je uključeno mnogo dostupnih opcija, naravno u zavisnosti od funkcionalnosti, koje su potrebne kompaniji. Pri izboru potencijalnih rešenja važno je razumeti razlike između njih. Bitna informacija prilikom izbora pravog softvera je veličina kompanije. Moramo voditi računa o tome u svakoj analizi, a pri pregledu opcija ćemo razmatrati i naše potrebe i zahteve i tek onda konačno odlučiti koje je rešenje najadekvatnije našim potrebama.
6. POSLOVNI PROGRAM KOJI PODRŽAVA RAST PREDUZEĆA
Mnoga mala preduzeća prave grešku birajući softver na osnovu svojih trenutnih potreba, ne vodeći računa o budućnosti koja će nastati sa rastom preduzeća. Ovo se kasnije može pokazati kao problem, pogotovo prenos podataka iz jednog sistema u drugi. Naravno, sve to se može izbeći uz predviđanje koje to funkcionalnosti mogu biti korisne kako se posao razvija i raste. Na primer, ako trenutno vodimo kompaniju na jednoj lokaciji, ali u budućnosti želimo da je proširimo na nekoliko lokacija ili čak tržišta, ima smisla razmišljati o softveru koji omogućava povezivanje više lokacija sinhronizacijom podataka na jednoj bazi podataka. U poplavi rešenja na tržištu, brzo shvatamo da ipostoji mnogo generičkih rešenja i mogu se koristiti u nekoliko industrija. Za početak to može da bude dobar izbor, pošto takvi programi pokrivaju sve osnovne funkcionalnosti. ali kako kompanija raste, rastu i njene specifičnosti. mudro odabran poslovni softver omogučiće brzu adaptaciju za svaku industriju i svaku specifičnu potrebu. Zato vredi da razmislite o ulaganju u softver koji poseduje funkcionalnosti koje su vam potrebne bez da plaćate za nepotrebne. Izborom softvera, specijalizovanog za svoju industriju, biće vam lakše da pronađete rešenje, koje će biti prilagođeno baš vašim potrebama.
7. KUPOVINA SOFTVERA ILI IZNAJMLJIVANJE U OBLAKU
Softver u oblaku ima mnogo prednosti. Hosting u oblaku štedi rad na upravljanju sopstvenim serverima i smanjuje teret skladišćenja i pravljenja rezervnih kopija podataka - sve to već možete pokriti kroz mesečni najam programa. Pored toga, softver u oblaku nudi veliku fleksibilnost, jer omogućava pristup bilo gde i bilo kada samo uz internet vezu. Placanje je mesečno po principu pretplate, što smanjuje početnu investiciju i troškove licenciranja softvera čak do 85%.
8. KOLIKA JE CENA POSLOVNOG SOFTVERA
Mnogi prodavci softvera naplaćuju osnovnu cenu programa i osnovnu naknadu za podešavanje, a dodatni moduli/sposobnosti mogu biti naplaćeni pored navedene cene. Stoga je važno razumeti kolika će biti konačna ukupna cena uzimajući u obzir sve dodatne module i funkcionalnosti koje ćemo zapravo koristiti. Takođe želimo da
budemo sigurni da ne plaćamo module ili funkcije koje ne nameravamo da koristimo. Nema potrebe da plaćate
više nego što je potrebno, čak i ako je softver značajna investicija koja će posredno doneti veći profit kompaniji.
9. KORISNIČKA PODRŠKA
Bilo da je u pitanju pomoć korisniku preko telefona, dostupnost pismenih uputstava ili obuke, dobra podrška prati korisnika na svakom koraku. Centar za podršku od samog početka do složenih izazova osigurava da možemo da nastavimo sa radom što je pre moguće. Pri odabiru softvera uvek moramo da pitamo kakvu vrstu podrške provajder pruža korisnicima.
10. ŠTO SE DEŠAVA SA PODACIMA PRILIKOM PROMENE SOFTVERA
Ukoliko odlučimo da pređemo na drugo softversko rešenje, važno je razumeti šta će se desiti sa našim podacima. Korisnici bi svakako trebalo da budu sigurni da će imati pristup svim svojim podacima i da će nakon tranzicije oni biti dostupni u obliku koji se lako tumači i/ili prenosi na sledeće softversko rešenje.
11. IZVEŠTAJI I ANALITIKA
Za vlasnika preduzeća, glavni fokus je obično rast poslovanja i osiguranje da ono funkcioniše što je moguće efikasnije. Softver je jedan od najboljih načina za postizanje ovih ciljeva i jedna od najboljih investicija koje menadžeri mogu da ulože u svoju kompaniju. Jedan od najvažnijih načina na koji softver može da pomogne u vođenju posla je pružanje uvida u finansijske izveštaje i analitiku. Izveštaji pomažu da se stekne pogled u finansijski i poslovni učinak kako bismo mogli da donosimo odluke zasnovane na informacijama koje su utemeljene na pravim podacima. Takođe, softver automatski prikuplja vredne podatke o svim poslovnim operacijama i kupacima, što je efikasnije i tačnije od ručnog unosa podataka, koji je teško pratiti i koji je podložan greškama.
Ukoliko odlučimo da pređemo na drugo softversko rešenje, važno je razumeti šta će se desiti sa našim podacima. Korisnici bi svakako trebalo da budu sigurni da će imati pristup svim svojim podacima i da će nakon tranzicije oni biti dostupni u obliku koji se lako tumači i/ili prenosi na sledeće softversko rešenje.
11. IZVEŠTAJI I ANALITIKA
Za vlasnika preduzeća, glavni fokus je obično rast poslovanja i osiguranje da ono funkcioniše što je moguće efikasnije. Softver je jedan od najboljih načina za postizanje ovih ciljeva i jedna od najboljih investicija koje menadžeri mogu da ulože u svoju kompaniju. Jedan od najvažnijih načina na koji softver može da pomogne u vođenju posla je pružanje uvida u finansijske izveštaje i analitiku. Izveštaji pomažu da se stekne pogled u finansijski i poslovni učinak kako bismo mogli da donosimo odluke zasnovane na informacijama koje su utemeljene na pravim podacima. Takođe, softver automatski prikuplja vredne podatke o svim poslovnim operacijama i kupacima, što je efikasnije i tačnije od ručnog unosa podataka, koji je teško pratiti i koji je podložan greškama.
12. IZABERITE SOFTVER MUDRO
Odabir pravog softvera jedna je od najvažnijih odluka koju preduzetnik donosi za svoje poslovanje. Pametno je koristiti sistematski pristup prilikom izbora: za početak pregledajte svaki od navedenih faktora iz ovog vodića i odredite prioritete. Kada suzite izbor, zakažite prezentaciju ili čak test demo verzije kako biste detaljnije razmotrili prednosti i nedostatke odabranog programa. Ne žalite vreme da temeljno istražite opcije kako biste bili sigurni da je izabrani softver onaj koji bi mogao da prati trenutne i buduće potrebe kompanije dugi niz godina.
Izvor: Datalab doo,
Pripremio: Nenad Badovinac, Azelija doo
Odabir pravog softvera jedna je od najvažnijih odluka koju preduzetnik donosi za svoje poslovanje. Pametno je koristiti sistematski pristup prilikom izbora: za početak pregledajte svaki od navedenih faktora iz ovog vodića i odredite prioritete. Kada suzite izbor, zakažite prezentaciju ili čak test demo verzije kako biste detaljnije razmotrili prednosti i nedostatke odabranog programa. Ne žalite vreme da temeljno istražite opcije kako biste bili sigurni da je izabrani softver onaj koji bi mogao da prati trenutne i buduće potrebe kompanije dugi niz godina.
Izvor: Datalab doo,
Pripremio: Nenad Badovinac, Azelija doo
Avgust, 2022.